En bref
- Un assistant administratif ne vend pas des qualités, il vend des flux : courrier, emails, commandes, notes de frais. Chiffre-les.
- Nomme tes outils dès le profil : Excel, Word, Outlook, et surtout ton ERP ou logiciel métier. C'est le premier filtre.
- Côté salaire, l'Onisep indique 2 000 € par mois en début de carrière pour un poste de secrétaire office manager, le métier le plus proche dans ses fiches. Un repère utile pour calibrer ton niveau annoncé.
- Précise le type de structure : PME, grand groupe, collectivité, association. Les missions ne sont pas les mêmes, ni les attentes.
- Une page suffit. Deux pages maximum si tu as plus de dix ans d'expérience dans des périmètres différents.
Le CV assistant administratif complet, prêt à copier
Sophie Bernard - Assistante administrative (ADV et gestion des dossiers)
Lyon (69) · 06 12 34 56 78 · sophie.bernard@email.fr
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Profil
Assistante administrative avec 6 ans d'expérience dans une PME industrielle de 85 salariés. Je gère l'accueil physique et téléphonique, le courrier et les emails, l'agenda de deux commerciaux, les commandes fournisseurs et les notes de frais. Utilisatrice quotidienne d'Excel, Word, Outlook et de l'ERP Sage 100.
À noter : trois lignes, trois preuves. Un volume, un périmètre, des outils. Le recruteur sait ce que tu sais faire seul dès le premier écran.
Expérience professionnelle
Assistante administrative - Métallia SAS, Lyon (69) | Mars 2021 → aujourd'hui
PME industrielle, 85 salariés, 2 sites.
- Accueil physique et téléphonique : environ 40 appels par jour, filtrage, orientation, prise de messages.
- Courrier et emails : traitement de la boîte contact@ (150 emails par jour), numérisation et diffusion du courrier entrant sous 24 h.
- Agenda et organisation de réunions : 4 réunions hebdomadaires planifiées, réservation de salles et déplacements de 2 commerciaux.
- Rédaction : 30 comptes rendus de réunion par an, courriers types, notes internes, mise en forme de documents commerciaux.
- Commandes fournisseurs : 250 commandes par an dans Sage 100, suivi des délais, relances et traitement des litiges de livraison.
- Notes de frais : contrôle et saisie de 30 notes par mois, aucun rejet sur le dernier exercice.
- Classement et archivage : reprise du plan de classement de 5 ans de dossiers, archivage physique et numérique.
- Saisie et tableaux de bord : suivi Excel des commandes et des délais de livraison, diffusion hebdomadaire au directeur commercial.
À noter : chaque puce contient un verbe d'action, un volume et un outil. C'est ce trio qui rend la candidature crédible, pas l'adjectif « organisée ».
Assistante administrative (alternance puis CDD) - Groupe Vireo, Villeurbanne (69) | Septembre 2018 → Février 2021
Association de 40 salariés, secteur formation.
- Gestion du courrier et des emails, accueil des stagiaires et des intervenants.
- Saisie et mise à jour du fichier adhérents (1 200 contacts) sous Excel.
- Préparation des dossiers de formation, classement et archivage des pièces obligatoires.
- Organisation de 6 sessions de formation : logistique, convocations, feuilles d'émargement.
À noter : l'alternance est une expérience. Ne la planque pas sous « Divers » en trois mots.
Formation
- BTS Gestion de la PME - Lycée Condorcet, Lyon, 2018.
- Formation continue « Excel : tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord » - 2025.
Compétences
- Bureautique : Excel (RECHERCHEV, tableaux croisés dynamiques, mise en forme conditionnelle), Word (publipostage, styles), Outlook (agendas partagés, règles de tri), PowerPoint.
- Gestion administrative : courrier, emails, accueil physique et téléphonique, classement, archivage.
- ERP et logiciels métier : Sage 100 (commandes, fournisseurs, factures), Notilus (notes de frais).
- Organisation : agenda, convocations, réservation de salles, déplacements, comptes rendus.
- Achats et fournisseurs : demandes de devis, comparaison, commandes, relances, suivi des livraisons.
- Comptabilité de base : rapprochement factures et bons de commande, relances clients simples.
- Langues : anglais professionnel (B2), échanges email avec fournisseurs européens.
À noter : « Excel » seul ne veut rien dire. Nomme les fonctions et l'ERP. Un recruteur teste Excel en entretien, et l'écart entre « Excel » et « TCD » saute tout de suite.
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Qu'est-ce qui revient dans toutes les annonces d'assistant administratif ? Trois blocs : la bureautique, la rigueur documentaire et la maîtrise d'un outil de gestion. Le reste dépend du secteur.
- Excel opérationnel : tableaux de suivi, contrôle de données, reporting simple. C'est l'outil le plus cité, et le plus testé.
- Word et Outlook : documents mis en forme, publipostage, agendas partagés, règles de tri. La base du quotidien.
- Un ERP ou logiciel métier nommé : SAP, EBP, Sage, ou un outil maison. Certaines annonces en font un critère obligatoire, d'autres prévoient une formation interne.
- Gestion du courrier et des emails : tri, diffusion, numérisation, délais de réponse. Un flux mal tenu se voit en une semaine.
- Accueil physique et téléphonique : filtrage, orientation, gestion des visiteurs et des prestataires.
- Agenda et organisation de réunions : planification, salles, déplacements, convocations. Un vrai métier dans le métier.
- Rédaction de comptes rendus et de courriers : orthographe, synthèse, mise en forme. Les recruteurs éliminent là-dessus.
- Classement et archivage : plan de classement, durées de conservation, archives physiques et numériques.
- Saisie et tableaux de bord : fiabilité des données, contrôle des doublons, mise à jour régulière.
- Gestion des fournisseurs et des commandes : devis, commandes, relances, litiges.
- Notes de frais : contrôle des justificatifs, saisie, respect des procédures internes.
À noter : le secteur change la donne. Une collectivité attend la connaissance des marchés publics et de la comptabilité publique. Une association attend de la polyvalence. Une PME attend que tu fasses aussi l'accueil et les commandes.
Et surtout : sur un CV d'assistant administratif, l'intitulé doit coller au poste visé. Un assistant administratif tient les flux d'un service. Un assistant de direction gère l'agenda et les dossiers d'un dirigeant, souvent en anglais. Une secrétaire est centrée sur la frappe, les comptes rendus et l'accueil. Un office manager ajoute les locaux, les fournitures et la vie de bureau. Le même socle, quatre métiers différents - et quatre façons de te vendre.
Les erreurs qui font écarter un CV d'assistant administratif
1. Aucun ERP ni logiciel métier nommé. C'est le premier manque que repère un recruteur. Même en alternance, tu as saisi dans quelque chose : nomme l'outil et ce que tu y faisais.
2. Des missions sans volume. « Gestion du courrier » ne dit rien. « 150 emails par jour, courrier diffusé sous 24 h » dit tout. Un assistant administratif se juge sur ce qu'il absorbe.
3. Un CV qui se vend comme assistant de direction. Si tu n'as jamais géré l'agenda d'un dirigeant, ne mets pas cet intitulé pour « faire mieux ». Le recruteur vérifie en deux questions, et la suite de l'entretien s'effondre. Même logique dans l'autre sens : si tes journées tournent autour des dossiers du personnel, des absences et de la préparation de la paie, pars du modèle de CV assistant RH. Et si tu construis déjà le plan de formation et choisis les organismes, regarde le modèle de CV responsable formation.
4. Un CV illisible pour un ATS. Colonnes multiples, tableaux, icônes à la place des intitulés : le logiciel de tri lit mal, et ton CV part au rebut avant toute lecture humaine. Reste sur une mise en page linéaire, avec des intitulés de sections standards.
5. L'oubli du type de structure. « PME industrielle de 85 salariés » et « collectivité de 3 000 agents » n'appellent pas les mêmes compétences. Sans cette précision, ton expérience est invérifiable et paraît interchangeable.
6. Les qualités à la place des faits. « Rigoureuse, organisée, dynamique » : trois adjectifs que personne ne peut contredire ni vérifier. Supprime-les et remplace-les par des résultats mesurables.
Questions fréquentes
Quelle différence entre assistant administratif, assistant de direction et secrétaire sur un CV ?
L'intitulé dépend du périmètre réel. L'assistant administratif gère le courrier, les dossiers, les commandes et l'accueil d'un service. L'assistant de direction travaille pour un dirigeant : agenda stratégique, déplacements, confidentialité, souvent l'anglais. La secrétaire est centrée sur la frappe, les comptes rendus et le secrétariat d'équipe. Écris le titre de ton contrat réel, puis décris les tâches qui prouvent le niveau au-dessus.
Faut-il un CV d'une page pour un poste d'assistant administratif ?
Oui, dans la majorité des cas. Une page suffit pour 5 à 10 ans d'expérience : profil, deux ou trois expériences, formation, compétences. Passe à deux pages seulement si tu as occupé des postes très différents (public puis privé, ADV puis assistanat de direction) et que chaque bloc apporte une compétence distincte.
Peut-on postuler assistant administratif dans la fonction publique sans concours ?
Oui, sur des postes de contractuel. Le recrutement se fait alors sur dossier et entretien, comme dans le privé. Adapte ton CV au vocabulaire du secteur : « instruction de dossiers », « accueil du public », « marchés publics », « comptabilité publique ». Et garde ton CV privé sous le coude : les deux univers ne valorisent pas les mêmes mots.
Comment évoluer d'assistant administratif vers l'assistanat de direction ou la gestion de projet ?
Le passage se prépare sur le CV, pas après l'embauche. Trois leviers : prends des responsabilités de coordination (organisation de réunions, suivi de planning), obtiens un outil supplémentaire (ERP avancé, gestion de projet, anglais), et affiche des résultats qui sortent du cadre administratif. Un poste d'assistant administratif dans une PME de 50 personnes est souvent le meilleur tremplin : tu y touches à tout.
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